Membangun tim proyek yang solid

Siapa sih yang tidak menginginkan proyek yang dikerjakanya bisa diselesaikan dengan baik, berhasil mendapatkan keuntungan. Semua orang atau komponen yang terlibat dalam pengerjaan suatu proyek pasti menginginkan hal tersebut, terutama bagi sang manajer proyek. Karena manajemen proyek seringkali menjadi batu loncatan untuk promosi, di sisi lain menangani suatu proyek yang gagal dapat merusak karier.

Dalam tingkatan tertentu, keberhasilan proyek bergantung kepada watak kepribadian seperti kejujuran, toleransi terhadap ambiguitas, dan keterbukaan. Yang tidak kalah penting adalah memberikan perhatian terhadap komunikasi, mendokumentasikan proses proyek, dan memahami keperluan kustomer dan bisnis. Untuk itulah diperlukannya sebuah kerjasama yang solid antar komponen tim.

Seringkali anggota tim, pimpinan tim maupun manajer proyek kerap tergoda untuk mengerjakan sendiri suatu proyek, hal ini terjadi biasanya jika terjadi kegamangan dalam tim, kurangnya kepercayaan terhadap kemampuan anggota tim. Hindarilah godaan ini, karena anda bukanlah manusia super yang dapat mengetahui segala hal, dan tim dibentuk karena pemilik proyek percaya bahwa cara mencapai target atau menyelesaikan masalah yang paling baik adalah dengan mengumpulkan orang-orang dengan perspektif berbeda. Orang-orang bergabung dalam suatu tim dengan harapan bahwa mereka berada di sana karena suatu alasan, bahwa pengetahuan, pengalaman, atau kemampuan mereka dapat membantu tim itu untuk sukses. Jika peluang mereka untuk berkontribusi ditolak, mereka akan merasa tertipu.

Menemukan keseimbangan yang pas antara membiarkan orang atau anggota tim mengembangkan ketrampilan mereka masing-masing atau ikut campur agar tidak terjadi penundaan yang bisa mendatangkan masalah adalah salah satu hal paling sulit yang harus dilakukan para manajer proyek. Biarkanlah anggota tim mengembangkan rasa memiliki terhadap proyek yang dikerjakan sedari awal. Libatkan anggota tim dalam menentukan cakupan dan batasan suatu proyek.

Bersamaan dengan berjalanya proyek, sering seringlah membuat keputusan bersama anggota tim. Biarkan tim yang memutuskan kapan waktunya rapat, mengembangkan peraturan supaya anggota lebih berpartisipasi, penunjukan tanggung jawab proyek. Biarkan tim yang memutuskan bagaimana cara mengambil keputusan, kapan konsensus diperlukan, kapan menghargai orang yang memiliki keahlian tertentu, dll. Manajer proyek berada di sana untuk memastikan tidak ada sesuatu yang tertinggal dan memberikan bimbingan jika perlu. Ingat manajer proyek juga merupakan anggota tim.

Bukanlah ide yang baik jika anda mendefinisikan dan merencanakan proyek sendiri, lalu begitu saja menyerahkanya kepada anggota tim untuk diimplementasikan. mereka akan merasa bahwa mereka menjalankan rencana anda, bukan rencana tim, sehingga kinerja mereka mungkin akan terpengaruh.

Untuk membentuk suatu tim yang solid, seorang manajer proyek haruslah sering memberikan motivasi, supaya anggota tim yang dipimpinya menjadi lebih semangat. Tunjukkan bahwa semua orang mempunyai peranan yang penting dalam tim. Jelaskanlah kepada anggota tim apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan bagaimana pekerjaan setiap orang merupakan sumbangan bagi keberhasilan tim tersebut dalam mengerjakan proyek. akui kontribusi yang biasanya tidak disadari, karena hal tersebut akan memberikan kejutan yang menyenangkan bagi tim. Tunjukkan rasa percaya anda kepada tim anda. Dengan membiarkan orang kebebasan yang bertanggung jawab untuk terus maju kadang akan memberikan rasa percaya diri bahwa mereka dapat menyelesaikan masalahnya  sendiri. Berikan tugas-tugas yang menantang, pindahkan wewenang dalam pengambilan keputusan sedekat mungkin dengan mereka. Akuilah kinerja mereka yang bagus. Pastikan nama-nama anggota tim yang ikut memberikan kontribusi disebutkan dengan jelas dalam rapat tim dan setiap dokumentasi tim.

Selamat membangun tim yang solid…

Leadership

Tentunya kita sering mendengar istilah leadership. Seorang pemimpin yang baik haruslah mempunyai jiwa kepemimpinan yang kuat. Jiwa memimpin bukanlah suatu sikap yang hanya main suruh-suruh saja… jelas berbeda. Dalam leadership terkandung unsur management, keberanian yang bertanggung jawab.

Beberapa point dalam suatu sikap leadership/kepemimpinan antara lain:

- Kemampuan untuk merealisasikan tujuan organisasi dengan memberdayakan dan mendorong pihak lain untuk berkontribusi

- Berani mengambil sikap dan menyelesaikan permasalahan yang penting

- Bertindak sebagai katalisator dalam perubahan dan aktivitas continuous improvement

- Mengayomi atau memberi rasa nyaman bagi orang-orang di sekitarnya

- Menyiapkan kader kader tanpa merasa takut tersaingi

Sekilas Customer Relationship Management (CRM)

Customer Relationship Management (CRM)

Para ahli memiliki definisi yang berbeda-beda mengenai Customer relationship management (CRM). Secara umum, dapat disimpulkan bahwa CRM merupakan strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.

CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi (Kalakota dan Robinson 2001). CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut (Laudon dan Traver 2002).

CRM mendukung suatu perusahaan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dengan menjalin hubungan dengan tiap pelanggan yang berharga melalui penggunaan informasi tentang pelanggan. Berdasarkan apa yang diketahui dari pelanggan, perusahaan dapat membuat variasi penawaran, pelayanan, program, pesan, dan media (Kotler 2003). Melalui sistem yang menerapkan CRM, perusahaan membentuk hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan, dimana perusahaan dapat mengetahui kebutuhan pelanggan dan menyediakan pilihan produk atau layanan yang sesuai dengan permintaan mereka.

Tujuan CRM (Kalakota dan Robinson 2001), yaitu:

1 Menggunakan hubungan dengan pelanggan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan

2 Menggunakan informasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan

3 Mendukung proses penjualan berulang kepada pelanggan

· Tahapan CRM

Ada tiga tahapan CRM, yaitu (Kalakota dan Robinson 2001):

1 Mendapatkan pelanggan baru (acquire).. Pelanggan baru didapatkan dengan memberikan kemudahan pengaksesan informasi, inovasi baru, dan pelayanan yang menarik.

2 Meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang telah ada (enhance).. Perusahaan berusaha menjalin hubungan dengan pelanggan melalui pemberian pelayanan yang baik terhadap pelanggannya (customer service). Penerapan cross selling atau up selling pada tahap kedua dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dan mengurangi biaya untuk memperoleh pelanggan (reduce cost).

3 Mempertahankan pelanggan (retain).. Tahap ini merupakan usaha mendapatkan loyalitas pelanggan dengan mendengarkan pelanggan dan berusaha memenuhi keinginan pelanggan.

· Klasifikasi CRM

Aplikasi yang menerapkan CRM diklasifikasikan menjadi dua (Dyche 2002), yaitu:

1. CRM Operasional

CRM Operasional dikenal sebagai “front office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan.

Salah satu penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Beberapa contoh pelayanan yang diberikan melalui web, diantaranya (Greenberg 2002 dalam Turban et al. 2004):

- Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu diperlukan fasilitas search

- Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau pelayanan gratis

- Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk

- Menyediakan pemesanan on line

- Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan

2. CRM Analitik

CRM Analitik dikenal sebagai “back office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional.

Menjadi bintang iklan Indosat…

Apakah kalian pernah ke Gallery Indosat? Pernahkan kalian memperhatikan monitor LCD TV yang biasanya banyak tertempel di gallery indosat? Pernah melihat iklan di TV tersebut yang bertajuk “Inside Indosat”? Jika pernah… Pernahkah kalian memperhatikan personel yang ada di iklan tersebut?

Hehehehe… ya.. di Iklan tersebut ada saya… *jadi malu* Di Iklan tersebut saya menjadi orang Indosat yang sedang memaintain server di ruangan server. Saya berpura-pura sedang “mengutak atik” server, menutup raknya kemudian berjalan. Lalu di frame yang lain terlihat saya sedang bersama 2 orang indosat lainya berdiskusi di depan layar monitor, tentunya mendiskusikan kondisi server melalui layar monitor tersebut.

Kok bisa sih ikutan di iklan Indosat?
jadi Begini ceritanya… pada suatu hari *halah biasa…* Pada waktu itu saya sedang mengerjakan project di Indosat. Saya memang bekerja sebagai vendor Consultantnya Indosat. Nah disaat sedang mengerjakan project tersebut (yang memang tidak hanya 1 atau 2 hari saja), di dekat ruangan yang saya gunakan sedang dilakukan proses shooting iklan yang saya ceritakan tadi. Nah… tiba-tiba saya diminta untuk ikutan dalam shooting iklan tersebut (karena ganteng kali ya… hehehe… ). Ketika saya bertanya iklan apaan, mereka pada saat itu juga bilang “untuk di gallery indosat”. ooo….

waktu berlalu… saya tidak begitu memperhatikan masalah iklan tersebut sudah tayang atau belum. Tiba-tiba kemarin kebetulan saya sedang ke gallery Indosat Blok M, untuk mengurus masalah tagihan Matrix saya. Pas lagi duduk menunggu giliran… saya tidak sengaja melihat ke layar LCD yang ada disitu, dan kemudian tha.. ta….. saya melihat diri saya sendiri di iklan indosat. Kaget…? sedikit.. Shock…? ah gak juga…? senang…? sedikit juga hehehe
Ya.. saya memang tidak terlalu surprise, cuman agak sedikit bengong.. karena shooting iklan itu sudah lama sekali. Atau sebenarnya tayangnya juga sudah lama, tetapi saya saja yang tidak tahu karena gak pernah nongkrong di gallery…

Ya… begitulah pengalaman saya menjadi bintang iklan *halah*. Jika ada yang tertarik untuk menggunakan saya membintangi iklanya bisa hubungi manager saya di nomor di bawah ini…. hehehehe…

Mengisi Seminar IT Update Direktorat Jenderal Pajak

Lama sekali “tas” saya satu ini tidak saya isi dengan sesuatu, karena ya… akhir-akhir ini saya lagi cukup sibuk. Jadwal saya cukup padat dan sering keluar kantor sehingga agak susah untuk online, meskipun saya sudah mempunyai 3G modem. (padahal yang sebenarnya adalah gak ada ide mau nulis apaan)

Mumpung hari ini lagi agak kosong, jadi coba iseng-iseng nulis lagi. Ceritanya begini… pada suatu hari.. *halah*. Kemarin saya kembali diminta untuk mengisi seminar Update Teknologi Direktorat Jenderal Pajak. Seminar ini di conduct oleh PT CNI bekerja sama dengan Icon+. Ini adalah kali kedua saya diminta menjadi pembicara dalam seminar. Seminar sebelumnya adalah tentang IT Fault and Performance Management dan so far cukup menyenangkan hehehe….

Pada awalnya saya cukup bingung menentukan tema yang nanti akan saya angkat sebagai bahan pembicaraan, karena dari pihak penyelenggara tidak menentukan tema yang akan dibicarakan, yang penting adalah masih sesuai dengan tema seminar “update teknologi”. Setelah mikir sana… sini… di waktu yang agak luang, akhirnya ketemu temanya, tetapi waktu buat bikin presentasinya belum ada. Akhirnya pagi hari di hari “H” bangun tidur saya ngebut deh bikin presentasi.

Tema yang saya angkat kali ini adalah tentang IT Service Management. Masih terkait erat dengan hal yang saya gemari yaitu “ITIL Framework“. Inti yang ingin saya bicarakan adalah tentang meningkatkan kualitas layanan IT, serta mensejalankan IT dengan bisnis perusahaan.

Tantangan lainya dalam presentasi kali ini adalah, saya kebagian presentasi setelah jam makan siang. Yang mana jam-jam tersebut pastinya jam ngantuk… Jadi saya harus berusaha supaya materi presentasi saya tidak menjadi dongeng nina bobo bagi audience. Selain itu gaya presentasi saya juga harus fresh, tidak membosankan, serta interaktif dengan audience supaya mereka selalu dalam kontrol saya.

Karena audience masih baru dengan tema yang seperti ini (ITIL framework), maka pembicaraan saya mulai dengan  memperkenalkan ITIL Framework kepada mereka. Apakah itu ITIL framework, apa kegunaan ITIL framework. Kemudian berlanjut ke IT service management yang merupakan inti dari ITIL framework. Apakah itu ITSM, dan kenapa perlu menerapkan ITSM.

Kemudian saya memberikan gambaran bahwa dalam penerapan ITSM ini, Infrastruktur IT ini tidak lagi hanya dimonitor per bagian secara terpisah. Tetapi dilakukan secara cross silo. Dipandang sebagai suatu resources yang membentuk suatu layanan IT yang mana mempunyai Owner dan juga customer (pengguna). Dan terkait dengan pengguna ini, pastinya ada SLA yang harus dipenuhi. SLA ini juga lah yang bisa menjadi tolok ukur bagaimana kualitas layanan IT yang ada.

Presentasi saya berujung pada bagaimana membuat IT menjadi sejalan dengan bisnis. Hal ini penting karena, sering IT dianggap bagian penyedot uang atau “cost center” bukan “profit center”. Paradigma seperti itulah yang harus dirubah. Sehingga IT dengan bisnis bisa saling mendukung dan berkembang bersama, untuk kemajuan perusahaan. Kemudian dilanjutkan dengan sesi tanya jawab dan diskusi.

Akhirnya pada jam 16:00 an WJS (Waktu Jam Saya), seminar selesai. Kali ini saya sempat  ngobrol-ngobrol
sebentar dengan salah satu bos dari pihak penyelenggara, karena appointment saya dengan orang korea sudah saya batalkan (sebenarnya saya ada appointment dengan orang korea jam 15:00 WIB). Dia mengatakan bahwa presentasi saya bagus dan sangat menarik, dia menyukai presentasi saya. Saya sendiri juga cukup puas karena audience berhasil saya kontrol, mereka terlihat menyimak pada saat saya presentasi, interaksi berjalan dua arah dengan baik dan pastinya mereka tidak jadi mengantuk.

Sampai jumpa di seminar berikutnya…